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Come ridurre gli appuntamenti mancati nel tuo Studio Medico – GESTIONE DEGLI APPUNTAMENTI

 

 

Chi di noi ha mai mancato un appuntamento medico, almeno una volta nella vita?

Può succedere, del resto spesso vengono dati con larghissimo anticipo, a volte anche un anno prima nel caso di visite specialistiche. Capita che quando ci sono tempi di attesa così lunghi ci si dimentichi dell’appuntamento, di avere un imprevisto o un impegno coincidente. Oppure a volte, semplicemente non viene segnato in agenda, e quindi ce lo perdiamo tra le mille altre cose da fare. La cosa però che a volte non viene considerata è il grande disagio che si crea allo Studio Medico, sia in termini di tempo che in termini di denaro.

In questo articolo andremo a rivolgerci proprio agli studi medici per aiutarli, mediante la tecnologia, ad arginare queste spiacevoli situazioni.

 

Come gestire i vari appuntamenti?

 

La gestione dei vari appuntamenti in uno studio medico è FONDAMENTALE in quanto, come dicevamo sopra, se fatta nel modo sbagliato o con qualche dimenticanza rischia di far perdere molto denaro allo studio medico.

La cosa importante nella gestione degli appuntamenti è scegliere un metodo efficace per ricordare ai pazienti gli appuntamenti presi, in modo che se per qualsiasi motivo non riescono ad essere presenti voi potete saperlo in tempo, in modo da poter riempire il buco della prenotazione mancante.

Questo passaggio è decisivo perché vi permette di:

  • Capire chi tende a dimenticarsi più spesso degli appuntamenti
  • Riempire eventuali buchi di prenotazioni mancanti
  • Avvisare sistematicamente tutti per evitare incomprensioni o assenze
  • Risparmiare tempo, energie e denaro

 

Per evitare questi spiacevoli inconvenienti, che solitamente si verificano sempre in buona fede e mai per negligenza o menefreghismo (può succedere anche di perdere il biglietto su cui sono appuntate ora e giorno, può succedere di prendere l’appuntamento telefonicamente e dimenticarsi di inserirlo nell’agenda, oppure si può incappare nella classica dimenticanza a causa della frenetica vita quotidiana) dove fornire ai pazienti tutti gli strumenti possibili per ricordargli l’appuntamento preso.

 

Come ridurre gli appuntamenti mancati nel proprio studio medico?

 

I metodi maggiormente impiegati e con migliore riuscita sono principalmente tre:

  1. Bigliettino. Resta il metodo più classico e il più utilizzato.
    Come dicevamo prima c’è sempre il rischio che venga perso o comunque dimenticato, quindi è sempre bene accompagnarlo ad una telefonata almeno 1 settimana prima dell’appuntamento. Con la telefonata sarete sicuri di riportare l’attenzione sull’appuntamento, che può anche essere stato preso mesi prima e quindi è facile da dimenticare per il paziente. Nel bigliettino è poi consigliabile inserire tutti i contatti dello studio medico come numero di telefono, fax e anche e-mail così nel caso di imprevisti vi potranno essere comunicati tempestivamente.
  2. Telefonata. Va sempre fatta 4-5 giorni prima dell’appuntamento e ripetuta un giorno prima in modo da ridurre notevolmente il rischio di dimenticanza, e anche avere la possibilità di cancellare l’appuntamento in caso di imprevisti da parte del paziente o anche del centro medico stesso.
    La telefonata è sempre uno dei metodi più efficaci perché porti l’attenzione del paziente all’appuntamento e lo si fa molto vicino ad esso. L’unica pecca di questa tipologia è il tempo che si deve dedicare alle varie telefonate: non è certo veloce come mandare delle mail o degli sms con ora e giorno della visita, specie se automatizzati.
  3. Sms e E-mail. Vengono in aiuto degli studi medici, in quanto esistono delle opzioni preimpostate nei software gestionali dello studio come Medical Planner che inviano promemoria ai pazienti mano a mano che la data dell’appuntamento si avvicina e del resto, avendo le persone sempre il telefono in mano, è un’ottima soluzione e si è certi che venga recepita immediatamente.

 

Quindi per concludere, ci sono veramente ottimi strumenti come Medical Planner per gli studi medici che aiutano ad evitare perdite di tempo e denaro e che consentono di gestire le agende in modo più ordinato e tempestivo possibile. L’ordine nella gestione degli appuntamenti è fondamentale e di grande aiuto per chi se ne occupa. La tecnologia come avete visto ci viene incontro.

 

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