Come scegliere il gestionale per lo studio medico: 12 domande da fare a ogni fornitore.

Il lavoro di ogni giorno

1. L'agenda gestisce professionisti, stanze e attrezzature insieme?

Nello studio del singolo medico basta un'agenda per persona. Appena ci sono più professionisti che condividono ambulatori o macchinari, l'agenda deve controllare tutte le risorse insieme: altrimenti due appuntamenti finiscono nella stessa stanza o sullo stesso ecografo. Chiedete di vedere la vista per ambulatorio, non solo quella per medico.

2. La segreteria può lavorare senza chiedere ai medici?

Disponibilità, spostamenti, conferme: se ogni modifica passa dal medico, il gestionale non fa risparmiare tempo. Verificate che la segreteria possa gestire le disponibilità dei professionisti in autonomia.

3. Come vengono avvisati i pazienti?

Gli appuntamenti dimenticati sono il costo nascosto più grande di uno studio. Chiedete quali canali sono inclusi (WhatsApp, email, SMS), quanto costano i messaggi e se partono in automatico sia alla prenotazione sia il giorno prima.

4. Si usa davvero da telefono e da casa?

Un software in cloud si apre dal browser su qualsiasi dispositivo, senza installazioni e senza server in studio. Provate ad aprire l'agenda dal vostro smartphone durante la demo: se è scomodo lì, non lo userete.

5. Aiuta a non perdere i pazienti?

Un buon gestionale non registra solo chi viene: vi dice chi non torna. Chiedete se è possibile estrarre i pazienti fermi da 3, 6 o 12 mesi per richiamarli.

I dati e la privacy

6. Dove sono i server e chi è il responsabile del trattamento?

I dati sanitari sono dati particolari secondo il GDPR. Fatevi indicare dove sono ospitati i server (preferibilmente in Europa) e chiedete la nomina a responsabile del trattamento.

7. Se smetto, i dati sono miei?

È la domanda che quasi nessuno fa e la più importante. Chiedete in che formato riceverete i dati alla scadenza o alla disdetta, e se costa qualcosa. Un formato aperto come Excel, CSV o PDF vi lascia liberi di cambiare.

8. Posso importare i dati che ho oggi?

Anagrafiche e storico pazienti sono il patrimonio dello studio. Chiedete se il fornitore importa i dati da Excel, CSV o dal vecchio gestionale, quanto costa e quanto tempo richiede.

Fatture e adempimenti

9. Come funzionano fattura elettronica e Sistema TS?

Ogni studio ha il suo modo di lavorare con il commercialista. Alcuni gestionali trasmettono direttamente, altri preparano i file XML e li passano al commercialista per un controllo finale. Chiedete come funziona e se si adatta al vostro commercialista, non il contrario.

10. Posso vedere come va lo studio senza fare report?

Affluenza, fatturato, prestazioni più richieste e sospesi da incassare dovrebbero essere visibili in tempo reale. Se per sapere come è andato il mese dovete esportare dati in Excel, il gestionale non vi sta aiutando a dirigere lo studio.

Costi e contratto

11. Quanto costa davvero, con tutti i professionisti?

Molti gestionali hanno un prezzo per utente o per medico, più moduli a pagamento. Fate il conto sul vostro studio reale: numero di professionisti, segreteria, funzioni che userete. Chiedete cosa non è incluso.

12. Posso provarlo prima, e quanto sono vincolato?

Una prova gratuita con tutte le funzioni, sul vostro studio, vale più di qualsiasi demo. Chiedete la durata minima del contratto e cosa succede se volete disdire.